3. Dilarang menggunakan cara-cara tertentu untuk menyamar sebagai penghantar emel yang sah. Hubungilah pentadbir emel dengan segera jika anda mengesan atau mengesyaki alamat emel anda telah disalahgunakan oleh orang lain atau berlakunya kes penyamaran alamat emel. Pentadbir emel akan mengambil langkah keselamatan untuk menukar katalaluan anda dan pengesanan yang perlu untuk mendedahkan identiti penyamar dan memastikan kejadian itu tidak berulang.
4. Jangan menggunakan emel rasmi PPD Kuala Kangsar ini untuk kegunaan tidak rasmi seperti memajukan (forward) emel-emel dari pengguna lain yang kandungannya tidak sesuai untuk tujuan rasmi jabatan anda.
5. Jangan 'SPAM' atau menghantar emel yang dilarang atau tidak diterima atau tidak dikenali oleh si penerima emel. Sekiranya anda melakukan 'SPAM' menggunakan alamat emel PPD Kuala Kangsar, pihak pentadbir emel berhak menarik balik akaun emel anda sekiranya kami menerima aduan dari pihak yang terlibat.
6. Jika anda akan bercuti atau berkursus dalam jangkamasa waktu yang panjang dan bertukar tempat kerja, maklumkan kepada pentadbir emel dengan segera supaya kerja-kerja penyenggelaraan emel dapat dilaksanakan.
MENYELENGGARA KOTAK MEL (MAIL BOX)
1. Kandungan dan penyelenggaraan kotak mel (mail-box) pada komputer peribadi (pc) masing-masing adalah menjadi tanggungjawab pengguna itu sendiri.
2. Kemudahan emel hendaklah digunakan secara aktif. Anda digalakkan membuka emel sebaik saja sampai ke pejabat atau sewaktu memulakan kerja pada waktu pagi. Emel tersebut hendaklah dibiarkan aktif pada keseluruhan waktu kerja supaya mel yang dialamatkan kepada anda dapat sampai tepat pada masanya untuk diambil tindakan yang selanjutnya. Lakukan pemeriksaan ke atas kotak mel (In-Box) dalam jangkamasa waktu yang sesuai (contohnya pada setiap jam) kerana ada mel yang memerlukan anda membuat tindakan segera (contohnya menghadiri mesyuarat tergempar atau apa-apa tindakan segera).
3. Penggunaan emel yang aktif adalah amat digalakkan kerana ia akan mengurangkan kapasiti kotak mel anda dari masa ke semasa. Pastikan jumlah mel yang disimpan di dalam kotak mel adalah di dalam kemampuan ruang storan yang diperuntukan kepada anda. Kotak mel anda akan penuh sekiranya anda tidak menghapuskan emel-emel yang lama dan lapuk. Ini akan menyebabkan emel yang baru tidak dapat diterima. Anda juga akan diperingati oleh sistem emel secara automatik sekiranya kotak mel anda telah mencapai had storan yang diperuntukan. Jika ini berlaku, sila hapuskan emel pada 'folder' : 'sent' dan 'trash' atau mana-mana 'folder' yang anda ujudkan untuk simpanan mel penting. Sekira anda memerlukan storan yang lebih besar, sila hubungi pentadbir.
4. Anda harus menghadkan jumlah mel yang harus disimpan dalam kotak emel. Hapuskan emel yang difikirkan tidak perlu disimpan. Jika anda fikir emel itu akan dirujuk kemudian hari atau untuk dijadikan bahan bukti, buatlah salinan mel tersebut pada sumber storan kedua seperti disket, cd atau mencetaknya.
5. Anda hendaklah sentiasa mengimbas fail yang dimuaturun dengan perisian anti-virus. Berwaspadalah kerana emel adalah cara paling mudah untuk menghantar virus dari sebuah komputer ke komputer yang lain. Anda juga hendaklah mempastikan fail yang akan dihantar melalui lampiran (attachment) bebas dari virus. Jika tidak, dengan cara tidak sengaja anda mungkin telah menyebabkan virus itu merebak dengan meluas dan merumitkan langkah-langkah pembaikan.
6. Emel juga mungkin terdedah kepada pencerobohan atau dicapai oleh penceroboh (hackers). Berwaspadalah ketika menghantar atau menyimpan mel dalam kotak mel. Emel seboleh-bolehnya tidak mengandungi maklumat rahsia yang boleh disalahgunakan untuk merosakkan anda, organisasi atau negara anda. Emel yang sedemikian atau berbentuk peribadi sayugianya dipindahkan ke tempat yang lebih selamat dan tidak disyaki. Jangan tulis sesuatu di dalam kandungan mel sepertimana anda tidak mahu menulis sesuatu yang berbentuk rahsia dan peribadi di atas poskad.
7. Amalkan penggunaan buku alamat (address book) untuk menyimpan alamat-alamat emel yang akan digunakan kemudian nanti.
MENYEDIA DAN MENGEDIT MEL
1. Berilah tumpuan kepada sesuatu perkara bagi setiap mel. Pastikan tajuk (subject) dan kandungan mel menyentuh perkara yang sama. Mel yang bertajuk akan memudahkan penerima menentukan keutamaan ke atas mel-mel yang masuk ke dalam kotak melnya.
2. Tulislah mel seperti anda menulis secara biasa dengan gabungan teks dalam huruf kecil dan huruf besar di tempat-tempat yang sesuai. Kandungan mel dalam huruf besar akan dianggap sebagai mesej berbentuk amaran.
3. Gunakan butang 'Tab' pada papan kekunci untuk menyusun kandungan mel supaya kelihatan lebih teratur dan mudah dibaca. Jangan gunakan butang space bar pada papan kekunci untuk tujuan itu.
4. Amalkan penggunaan bahasa yang betul dan sopan.Tulislah kandungan mel sependek atau seringkas dan cuba elakkan dari menggunakan terlalu banyak singkatan perkataan (akronim) dan gantian perkataan (emotikon). Terlampau banyak menggunakan akronim dan emotikon juga akan menyebabkan mesej anda tidak jelas dan menimbulkan kekeliruan pada tanggapan pembaca. Jika anda terpaksa menghantar mel yang panjang (melebihi 100 baris), tulislah amaran di sudut atas mel dengan AMARAN - MESEJ PANJANG.
5. Seboleh-bolehnya hadkan panjang satu baris kepada tidak lebih dari 60 huruf. Kemungkinan teks anda akan hilang atau pengguna akan menghadapi masalah untuk membacanya apabila saiz baris lebih dari itu. Tidak semua perisian emel mempunyai ciri-ciri yang sama.
6. Gunakan tandatangan (signature) bagi membolehkan penerima mendapat maklumat asas mengenai diri anda. Tandatangan hendaklah ringkas dan mengandungi maklumat nama, jawatan, alamat tempat kerja dan alamat emel atau nombor telefon. Ciri-ciri tandatangan yang baik adalah yang tidak melebihi 4 baris. Contoh:
Ahmad Sayuti bin Abdullah
Guru Besar SK Jalan Sungai
SK Jalan Sungai, Parit Buntar
Tel: 05-7127212 / 012-345984
7. Jika anda ingin memberi penekanan kepada sesuatu perkataan atau isi kandungan tertentu, gunakan tanda * (asterisk) di permulaan dan di penghujung perkataan atau isi kandungan tersebut ( contohnya * isu *).
8. Amalkan penggunaan fail lampiran ‘attachment file’ semasa penyediaan mel jika kandungan maklumat itu telah disimpan sebelum ini, seperti melampirkan fail minit mesyuarat yang disimpan dalam format Microsoft Word. Walaubagaimanapun pastikan saiz fail itu tidak terlalu besar (tidak melebihi 1MB) untuk mengelakkan beban rangkaian semasa penghantaran mel itu. Jika saiz fail itu terlampau besar, pecahkan fail itu kepada fail-fail yang bersaiz lebih kecil dan buatlah penghantaran secara berasingan. Sekiranya saiz fail-fail itu masih melebihi 1MB, anda digalakan untuk memampatkan fail tersebut (fail compression - berformat .zip, .rar atau .cab).
9. Nyatakan dengan jelas sebarang rujukan atau sumber jika ia melibatkan aspek hakcipta dan lesen. Adalah menjadi tanggungjawab pengguna untuk menyemak keperluan hakcipta dan mematuhi segala peraturan mengenainya.
10. Bertindaklah dengan bijak apabila membuat jenaka. Jenaka anda mungkin dilihat oleh orang lain sebagai menyindir atau mengkritik.
11. Buang kandungan mel yang asal jika anda hanya ingin menjawab mel (reply) dengan hanya mengatakan anda bersetuju tanpa mengutarakan sebarang komen. Edit kandungan mel yang diterima dengan seringkas-ringkas mungkin dengan memberi fokus kepada perkara-perkara yang perlu dirujuk sahaja ketika menjawab.
MENGHANTAR EMEL
1. Bertindak secara bijak, profesional dan berhati-hati apabila menyuarakan sesuatu menerusi media emel dan internet. Ingat, menghantar emel adalah tersangat mudah dan anda mungkin menghantarnya tanpa disedari.
2. Ingatlah akan undang-undang yang berkuatkuasa di Malaysia yang boleh dikaitkan dengan penyalahgunaan rangkaian internet. Elakkan dari melibatkan diri dari menggunakan kemudahan ini untuk tujuan menghasut, menfitnah, menghantar berita palsu, menerbit semula hakcipta atau aktiviti-aktiviti lain yang ditegah oleh undang-undang siber.
3. Jangan libatkan diri anda dalam aktiviti penghantaran mel sampah (flaming), mel bom (mail bombing) dan mel spam. Mel sampah adalah mel yang tidak berkaitan yang dihantar kepada seseorang dan mel bom adalah penghantaran mel secara bertalu-talu (looping) yang menyebabkan penerima mengalami masalah. Anda mungkin boleh disabitkan jika melakukan kesalahan ini. Manakala mel spam adalah mel yang dihantar oleh penghantar yang tidak diketahui seperti menerima mel daripada seorang jurujual yang cuba menjual produknya melalui mel.
4. Pastikan dengan betul alamat emel yang hendak dihantar. Satu alamat emel boleh mewakili satu individu atau mewakili satu kumpulan individu. Pelayan emel PPD Kuala Kangsar hanya mampu menampung 1000 emel sehari bagi setiap pengguna. 200 emel secara kelompok hanya dibenarkan pada satu penghantaran emel (bulk mail). Bermaksud, untuk emel secara kelompok, anda hanya dibenarkan menghantar 5 kelompok X 200 emel sehari.
5. Salinan kepada (cc) boleh digunakan apabila mel tersebut perlu dimaklumkan kepada penerima lain. Elakkan dari menggunakan bcc (blind cc) kerana seolah-olah anda ingin menyembunyikan sesuatu atau anda mempunyai agenda tertentu. Bcc adalah mel yang disalinkan kepada seseorang, tanpa diketahui mel tersebut juga dihantar (to) atau disalinkan (cc) kepada orang lain.
6. Semasa menjawab atau membalas mel , gunakan arahan 'reply' untuk menjawab kepada penghantar sahaja (from) dan gunakan arahan 'reply all' untuk menjawab kepada penghantar dan individu lain yang terdapat dalam ruangan salinan kepada (cc ).
7. Jika anda ingin memanjangkan mel yang diterima kepada individu lain, gunakan arahan 'forward' tanpa mengedit kandungan mel asal. Jika anda ingin membuat komen peribadi , anda boleh masukkan komen itu di sebelah atas kandungan mel asal.
8. Amalkan penggunaan mel jawab automatik untuk menjawab terus mel yang masuk ke dalam kotak mel. Salah satu fungsinya adalah untuk menjawab mel-mel yang masuk ke kotak mel anda semasa anda tidak ada di tempat duduk atau di pejabat sedangkan komputer anda masih terpasang (mel aktif). Anda boleh membuat kriteria tertentu untuk mengaktifkan fungsi.Contoh mesej mel jawab automatik (Auto responder) adalah seperti "Maaf….Saya tidak dapat menjawab mel anda sekarang kerana saya keluar untuk urusan rasmi" atau "Emel anda diterima untuk tindakan selanjutnya. Saya akan membalasnya secepat yang mungkin. Jangan balas emel ini. Emel ini adalah 'autoresponder'.
9. Jika anda mendapat maklumbalas (mesej) bahawa mel tidak berjaya dihantar kerana kesalahan-kesalahan tertentu, anda boleh membuat pilihan sama ada untuk mengedit dan menghantar semula atau membuang saja mel tersebut. Kesalahan yang sering dilakukan ialah menghantar emel kepada alamat emel yang salah.Sekiranya ini berlaku, anda akan menerima dari sistem sebuah emel bertajuk : "Mail delivery failed: returning message to sender"
10. Jangan daftarkan diri anda dalam senarai mel atau laman web atau mana-mana 'subscriber list' atau langganan makalah (newsletters) yang menyebabkan anda menerima sejumlah mel yang banyak pada setiap hari yang mana anda sendiri tidak berupaya membacanya. Jika berlaku demikian, hubungi pentadbir emel senarai mel tersebut untuk mengeluarkan alamat emel anda.
Terima kasih kerana meluangkan masa anda untuk membaca panduan ini.
Sekian, harap maklum.
Pentadbir Emel PPD Kuala Kangsar.
[Disalin dan diubahsuai daripada
HAZIQWEBS]
Menu Utama
Keahlian
Komuniti
Koleksi Bahan
Stats
Info PPD
Kemudahan
